Todos sabemos que la gestión de nuestra facturación es algo que tiene especial importancia en un negocio. Seamos autónomos, tengamos una sociedad, o incluso si facturamos sin ser autónomos, tendremos que recurrir a la facturación.
La factura simplificada, por su parte, es uno de los tipos de facturas más comunes en el ámbito de la facturación de los freelance y las PYMEs. Por eso, explicaremos en este artículo en qué consiste la factura simplificada y cuándo se debe de usar.
- 1. En qué consiste una factura simplificada
- 1.1. Datos que debe de incluir
- 1.2. Como hacer una factura simplificada
- 2. Cuándo usar la factura simplificada
- 2.1. Otros tipos de facturas comunes
- 2.2. Simplificar la facturación en mi empresa
En qué consiste una factura simplificada
Una factura simplificada es un documento que sirve como comprobante de una operación que se hace, normalmente, entre profesionales o entre un profesional y un cliente final (consumidor). Esta labor de justificación de las ventas que se hacen es, ante todo, una obligación.
No obstante también es algo que favorece la transparencia entre que quien factura y quien recibe la factura. El cliente, con la factura, puede conocer de forma clara lo que está comprando, en que cantidad, el coste y cuanto IVA tiene la operación.
Datos que debe de incluir
Según el Reglamento de Facturación, la factura simplificada es una versión reducida de la factura completa o compleja. Por tanto, a diferencia de esta otra, la factura simplificada no requiere contener toda la información que normalmente otras facturas sí incluyen.
La factura simplificada tiene que incluir el número de serie de la factura, los datos básicos sobre la operación que se hace (precio, cantidad, tipo de producto e impuesto) y los datos que identifican al emisor de la factura (nombre, NIF y dirección).
Como hacer una factura simplificada
Hacer una factura simplificada es algo realmente sencilo, pero si no tenemos las herramientas apropiadas puede ser un dolor de cabeza para muchos. Existen, como sabemos, muchos modelos de facuras que vienen en formato PDF, excel o word; este tipo de plantillas no son muy recomendables, pues pueden tener errores, no suelen tener aspecto profesional y dificultan la gestión de las facturas.
Con un programa de facturación, como Factura2, se pueden tener todas las factuas en la nube; esto permite que las mismas estén respaldadas de forma segura. Asimismo, ciertas labores como la llevanza de la numeración y el registro de las facturas se hace de forma automática. Todo esto permite hacer facturas simplificadas, y de otros tipos, de manera rápida y sencilla.
Cuándo usar la factura simplificada
Muchos conocen la existencia de la factura simplificada, de la completa y de otras tantas. Sin embargo, en algunos casos vemos que existen confusiones respecto de cuando hay que usar unas u otras.
La factura simplificada se debe de usar cuando la operación que se hace no supera los 400 euros en todo caso. También se pueden usar cuando la venta no supera los 3.000 euros, siendo la operación una de venta al por menor, servicios a domicilio y otras actividades comunes. Por tanto la gran mayoría de autónomos y PYMEs usarán, casi siempre, la factura simplificada y no la completa o compleja.
Otros tipos de facturas comunes
Hay otros tipos de facturas que de forma más o menos habitual vemos en el ámbito de cualquier negocio. Una de las más comunes, que la vemos cuando se cometen errores en la facturación, es la factura rectificativa. El error lo puede constatar el cliente o nosotros mismos (por ejemplo un IVA mal calculado); cuando sucede esto debemos de rectificar para luego evitar problemas.
Como hemos mencionado a lo largo de este artículo, también existe la factura completa. Este tipo de factura la debemos de usar en todos los casos donde no se puede usar la simplificada, por ejemplo en cualquier operación que supere los 3.000 euros. La diferencia principal entre esta y la simplificada es que requiere que se pongan más datos.
Simplificar la facturación en mi empresa
Ya hemos dicho que para hacer facturas simplificadas, y en general cualquier otro tipo de factura, es buena idea recurrir a un programa informático que nos permita facilitar estas gestiones, evitando errores y ahorrando tiempo. No obstante, hay otras pautas que podemos seguir para simplificar la facturación.
Una de las cuestiones más importantes a tener en cuenta es conocer en cada caso que factura corresponde a la operación que estamos haciendo. Esto evitará tener que rectificar facturas e incluso complicar a los clientes. Otra buena idea es recurrir a las facturas proformas para que luego la factura definitiva sea más rápida de emitir.
