Muchos autónomos y empresarios, o personas que quieren abrir un negocio, tienes dudas respecto de los distintos documentos, mecanismos y formas que existen de hacer las compras y ventas necesarias para la actividad.
El albarán, como veremos, es un documento muy importante y que nos será muy útil para una serie de cuestiones, sobre todo de control, dentro de nuestra empresa. Explicaremos que es el albarán, como se hace y su utilidad.
- 1. ¿Qué es un albarán?
- 1.1. Tipos de albarán
- 2. ¿Qué condiciones debe tener una albarán?
- 2.1. Contenido del albarán
- 3. ¿Cuándo y cómo se usa un albarán?
¿Qué es un albarán?
El albarán, también conocido como nota de entrega, es un documento mercantil que nos permite certificar que se ha entregado un determinado producto o servicio al cliente. Lo veremos tanto en los casos de compras a proveedores como en ventas a clientes.
Por otra parte, el albarán no solo acredita que una operación se hizo, sino que también es una forma de comprobar, sobre todo para el comprador, que lo que se le entregó es lo que efectivamente compro.
Tipos de albarán
Básicamente existen dos tipos distintos de albarán que podemos utilizar en nuestra empresa o que podemos recibir de nuestros proveedores. Por un lado está el albarán valorado y, por otro, el que es sin valorar.
El albarán valorado incluye al detalle los productos o servicios, sus descripciones y el valor unitario, o individualizado, de las los bienes o prestaciones de servicios que se hacen. Normalmente la factura no viene con el albarán pues esta se hace posteriormente.
El albarán no valorado, por su parte, es aquel que sí suele venir acompañado de la factura. Es decir, cuando se entrega o envía el albarán no valorado, lo hacemos junto con la factura. Ya que va acompañado de la factura, este tipo de albarán no suele decir los precios de los bienes o servicios que incluye.
¿Qué condiciones debe tener una albarán?
El albarán debe de cumplir una serie de requisitos para que sea válido y nos pueda resultar útil, tanto cuando compramos como cuando vendemos. Es importante tener en cuenta los requisitos para no cometer errores.
En todo caso, ante la duda de como hacer un albarán, siempre podemos consultar con un experto. No obstante, en realidad no suele ser muy complicado de usar en la práctica.
Contenido del albarán
Por regla general debemos de poner en el albarán el lugar y la fecha en que se emite el documento, una numeración del albarán y el lugar y fecha de entrega de los productos. Asimismo, debemos de identificar al comprado y al vendedor así como sus domicilios.
Finalmente debemos poner los productos y las descripciones; el precio no es un requisito necesario porque, como vimos, si no pones el precio puedes acompañar al albarán con una factura.
No olvides, además, que el albarán debe de ir firmado por la persona que lo recibe para que así quede constancia de la entrega de los productos.
¿Cuándo y cómo se usa un albarán?
El albarán se usa, como hemos estado diciendo, cuando queremos dar constancia de la entrega de productos que se han enviado a un comprador. No obstante, si mandamos la factura junto con los bienes, no hace falta hacer un albarán.
Tienes que saber, y esto es importante, que cuando emitas un albarán debes de enviar al cliente el original y una copia. El original se lo queda el cliente y la copia se tiene que dar al mensajero, para que llegue a manos del vendedor. Esa copia debe de estar, asimismo, firmada.
Si eres tú el que recibe el albarán, es fundamental que guardes bien el original que te entregan. Con esa documento, si surge algún problema, podrás reclamar al vendedor los problemas que puedas tener con tu compra.
