Seguramente todos hemos escuchado hablar de las inspecciones de trabajo, donde viene un funcionario de la administración pública a comprobar que se estén cumpliendo una serie de obligaciones que van desde la Seguridad Social hasta la prevención de riesgos.
El libro de visitas, por su parte, es un documento que resulta, o resultaba, fundamental para que se pudiesen dar estas inspecciones sin mayores contratiempos formales. Hablaremos en este artículo acerca de este documento.
- 1. ¿Para qué se utiliza el libro de visitas?
- 1.1. El fin del libro de visitas
- 1.2. El libro de visitas electrónico
- 2. ¿Cómo se usa el libro de visitas de una empresa?
- 2.1. ¿Cuándo se usaba el libro de visitas?
¿Para qué se utiliza el libro de visitas?
El libro de visitas permite que el inspector de trabajo que visita nuestra oficina, nave industrial o lugar de trabajo, pueda dejar constancia de una serie de incidencias, regularidades o cuestiones importantes que encuentre durante una inspección.
Este libro existía la obligación de conservarlo, durante 5 años, incluso después de haberlo agotado físicamente. Esto era importante porque el inspector podía solicitarlo para comprobar el cumplimiento de determinadas medidas o normas.
El fin del libro de visitas
Tal y como consta en el BOE, muy recientemente, se ha suspendido la obligación que tenían las empresas de llevar el libro. Por supuesto, puedes seguir teníendolo si quieres, pero ya no es necesario ni servirá el libro de mucho. En todo caso, recordemos que esta obligación se suspende a partir de este año, 2017.
Ahora, con el fin de ahorrar un poco de trámites a los autónomos y sociedades, las empresas que tengan centros de trabajo serán igualmente inspeccionadas por el funcionario pero será él el que lleve las anotaciones pertinentes.
El libro de visitas electrónico
Esta reciente derogación de la obligación de llevar el libro de visitas ha llegado tras un proceso de simplificación que, como vemos, ha terminado en la desaparición del libro.
En el 2013 llegó con la ley de emprendedores el libro de visitas en formato electrónico con la finalidad de ahorrar trámites y ciertos costes a las empresas. Como vemos, por ejemplo en el caso de la firma digital (o firma electrónica), estos procesos de informatización de los trámites está siendo muy frecuente en la administración en distintas áreas
¿Cómo se usa el libro de visitas de una empresa?
El libro de visitas, como objeto físico, es efectivamente un libro que se puede comprar en cualquier papelería técnica que tenga este tipo de documentos. No obstante, para que el mismo pueda ser utilizado, hace falta que sea aprobado por la administración.
Esto se podía solicitar de forma presencial o, si resultaba más cómodo, se podía enviar por correo certificado la documentación necesaria para que el jefe de inspección provincial aprobase el libro.
¿Cuándo se usaba el libro de visitas?
Como veníamos diciendo, antes de que este libro dejase de ser una obligación o carga para las empresas, este servía para que el inspector dejase constancia de su actuación en nuestro lugar de trabajo.
Por tanto, el libro de visitas entraba en acción cuando venía el inspector de trabajo, que solía pedirlo para poder escribir en él lo que entendiese oportuno. Asimismo, el libro lo usaba para consultar cuestiones escritas en él anteriormente en otras inspecciones laborales.
