En los últimos años se ha vuelto cada vez más habitual que la administración permita, e incluso exija en algunos casos, hacer trámites por internet. Esto tiene importantes ventajas como veremos más adelante.
La firma digital, o firma electrónica, es una de esas herramientas que nos permiten cumplir con nuestra obligaciones y, en general, relacionarnos con la administración digitalmente; explicaremos en este artículo que es y como funciona.
- 1. ¿En qué consiste y para qué sirve la firma digital?
- 1.1. Ventajas de la firma digital
- 1.2. Usos de la firma digital
- 2. ¿Cómo podemos obtener la firma digital?
- 3. ¿Cómo firmar digitalmente una factura en PDF?
- 3.1. Agiliza tus gestiones
¿En qué consiste y para qué sirve la firma digital?
La firma digital es, como decíamos, una herramienta o instrumento que permite hacer trámites por internet debido a que puede certificar nuestra identidad. Así como una firma en papel indica que somos responsables de un acto, la firma electrónica cumple el mismo principio pero por internet.
Ventajas de la firma digital
Una de las mayores ventajas de la firma digital, o electrónica, es que nos evita tener que rellenar documentos físicamente para luego llevarlos en papel a la administración. Esto permite que no tengamos que cargar con tanto papeleo e, incluso, nos ayuda a ahorrar dinero pues evitamos gastar mucho dinero en imprimir.
Por otra parte, y frente a la preocupación de algunas personas, es importante decir que la firma digital es perfectamente segura; los autónomos y las sociedades que la usen lo pueden hacer con total tranquilidad.
Usos de la firma digital
La firma digital, en el ámbito de nuestros negocios y actividades profesionales, nos puede ser útil para poder presentar todo tipo de modelos, declaraciones y liquidaciones a hacienda. Asimismo, y como veremos, podrás firmar facturas y otros documentos.
En el caso de las sociedades, se está exigiendo cada vez más el uso de los medios electrónicos para cumplir con los trámites, por lo que herramientas como estas son fundamentales.
Si eres un autónomo, en la mayoría de los casos no es necesario que uses la firma digital u otros medios electrónicos, pero sí es muy recomendable por las razones que hemos dicho.
¿Cómo podemos obtener la firma digital?
Para poder obtener la firma digital y utilizarla sin ningún problema, debemos primero tener un DNI electrónico (un lector en el ordenador para poder leer el DNI será necesario) o un certificado electrónico.
Con cualquiera de estos dos recursos, podremos acceder al portal web del sistema VALIDe y realizar una firma digital, así como validarla. Esta web también nos permite verificar la veracidad de las firmas digitales de los documentos que tengamos.
¿Cómo firmar digitalmente una factura en PDF?
Para poder firmar digitalmene nuestros documentos, como por ejemplo las facturas que tengamos en formato PDF para emitir a nuestros clientes, debemos de tener un lector de PDF instalado y el pograma que encontramos en VALIDe para hacer las firmas.
En principio puede parecer un poco engorroso para algunas personas, pero realmente el proceso es increiblemente sencillo y, una vez que lo tenemos todo instalado y listo, ahorraremos mucho tiempo en la gestión de nuestra empresa.
Agiliza tus gestiones
Como vemos, una vez que tienes la firma electrónica instalada, ya podrás empezar a ahorrar tiempo en tus trámites. No obstante, para poder sacarle el mejor partido posible a esta herramienta debes de utilizar documentos en formatos PDF como decíamos.
Modernos programas de facturación, como Factura2, te permiten generar tus facturas en el formato PDF para luego firmarlas rápidamente y, con todas las garantías del sistema VALIDe, utilizarlas en tu empresa como reemplazo del papel.
Por tanto, la mejor forma de utilizar un software de facturación y los recursos digitales de la administración, como la firma digital, es coordinadamente. Te acostumbrarás rápidamente a este ágil estilo de gestión y te beneficiarás de tener una estructura empresarial moderna y funcional.
