El presupuesto es un tipo de documento que si bien no existe ninguna obligación específica que nos exija hacerlo, puede ser muy útil para concretar una venta con un potencial cliente.
Explicaremos que es un presupuesto y que diferencias tiene con otro tipo de documentos que pueden ser muy parecidos, como es la factura proforma. De esta forma, evitaremos errores a la hora de hacer una u otra cosa.
- 1. En qué consiste un presupuesto
- 1.1. Hacer un presupuesto
- 1.2. Importancia del presupuesto
- 2. Qué diferencias y coincidencias hay entre un presupuesto y una factura proforma
- 2.1. Similitudes entre el presupuesto y la factura proforma
- 2.2. Diferencias entre el presupuesto y la factura proforma
En qué consiste un presupuesto
Un presupuesto es un documento que hace un empresario, autónomo o PYME, donde expone una serie de productos y servicios, sus cantidades y su coste, de tal forma que el cliente puede saber que es lo que se le ofrece.
En ese sentido, el presupuesto es una especie de oferta cuya aceptación por parte del cliente suele conllevar el cerrar un acuerdo; es importante hacer el presupuesto correctamente para evitar luego problemas con el cliente.
Hacer un presupuesto
La elaboración del presupueto es una gestión que debemos de conocer para poder hacer un presupuesto profesional y bien presentado. Para ayudarnos en esto, un programa informático como un ERP de facturación que incluya esta función, como Factura2, puede ser una alternativa interesante.
Bien es cierto que, como decíamos, el presupuesto no es un documento obligatorio y además carece de una regulación específica sobre como hacerlo. No obstante, si es importante que el cliente tenga por un lado claro lo que le ofrecemos y por otro una buena imagen de nuestra empresa.
Importancia del presupuesto
Muchas personas, autónomos o pequeñas empresas sobre todo, no tienen la costumbre de hacer presupuestos y ofrecerlos a sus clientes; suelen ofrecer sus servicios de forma exclusivamente oral y no escrita. Esto en algunos casos puede llevar a malos entendidos y hacernos perder seriedad.
El presupuesto es muy importante tanto para que el cliente y nosotros tengamos claro que se ofrece y en que condiciones y para aportar cierto grado de seriedad. El cliente suele apreciar que se le entregue un presupuesto ordenado y bien presentado.
Qué diferencias y coincidencias hay entre un presupuesto y una factura proforma
El presupuesto y la factura proforma son dos documentos que se pueden confundir porque tienen muchas similitudes; existen, no obstante, algunos aspectos fundamentales que los hacen distintos.
Veremos, a continuación, que coincidencias y diferencias existen entre un presupuesto y una factura proforma. De esta forma, sabremos en que momento conviene utilizar una cosa o la otra.
Similitudes entre el presupuesto y la factura proforma
Ambos son documentos que exponen una serie de productos y servicios y donde se incluyen los precios unitarios de cada cosa; el cliente sabe, en ambos casos, cuanto costará lo que le estamos ofreciendo y cual es el tipo de IVA que estamos aplicando a cada cosa.
Otra cosa que tienen en común la factura proforma y el presupuesto es que ninguno de los dos, como ya decíamos respecto del presupuesto, son documentos obligatorios o que tengan reglas concretas. Si es verdad, por otra parte, que cabe decir que cuando presentamos un presupuesto o factura proforma de cierta forma estamos haciendo una oferta que pretendemos cumplir si el cliente la acepta.
Diferencias entre el presupuesto y la factura proforma
Una diferencia notable entre ambos documentos es que la factura proforma suele ser el documento base del cual se parte para hacer una factura definitiva; por ello la factura proforma suele incluir todos los elementos de cualquier tipo de factura mientras que el presupuesto no los tiene necesariamente.
Otra diferencia, que tiene quizás menos relevancia, es una cuestión formal o estética. La factura proforma como decíamos es, visualmente, casi igual a una factura mientras que el presupuesto no tiene porque ser necesariamente parecido a una factura formalmente hablando.
