Un presupuesto, como todos sabemos, consiste en una previsión de gastos que están enfocadas a la obtención de resultados determinados. En ese sentido, existen muchas situaciones donde un presupuesto puede ser útil y hasta necesario.
Veremos en este artículo como se debe de hacer un presupuesto para intentar minimizar los costes y conseguir márgenes de beneficios interesantes; hablaremos asimismo del contro y gestión del presupuesto.
- 1. ¿Cómo hacer un presupuesto?
- 1.1. Cubrir los gastos necesarios
- 1.2. Tener un margen de beneficios
- 2. Gestionar el presupuesto
- 2.1. Ejecución del gasto
- 2.2. Controlar los resultados
¿Cómo hacer un presupuesto?
Lo primero que debemos de determinar es que tipo de presupuesto necesitamos. El ámbito empresarial de los autónomos y PYMEs lo más común son aquellos presupuestos que se hacen para llevar a cabo un proyecto empresarial; puede ser que estemos planeando empezar o ampliar un negocio por ejemplo.
En ciertas profesiones existen también los presupuestos que se presentan a los clientes. Para muchos empresarios la creación de presupuestos adecuados es tan importanta que puede favorecer el hacerce visible a los clientes.
Tanto en un tipo de presupuesto como en el otro, hay ciertos principios o reglas a seguir que son iguales en ambos casos. Dos son principios fundamentales: cubrir gastos y obtener un rédito.
Cubrir los gastos necesarios
El objetivo principal de cualquier presupuesto es, como no podría ser de otra forma, cubrir los gastos derivados de una inversión o de una actividad. Si somos autónomos y vamos a hacer una reforma de un piso, por ejemplo, es importante saber cuanto dinero nos costará hacerlo (materiales, pintura, transporte, etc.).
La planificación de los gastos puede llegar a ser incluso vital para la propia empresa; si nos hacemos una inversión o proyecto y los gastos son mucho mayores a los previstos, puede que incluso lleguemos a gastarnos el fondo de maniobra de la empresa, entrando así en una peligrosa situación económica.
Tener un margen de beneficios
El beneficio es la principal meta u objetivo de cualquier empresario autónomo o sociedad que se configura como PYME; no tendría sentido ofrecer un servicio que hemos presupuestado si no pretendemos tener un cierto margen de beneficio al hacer esa actividad.
Por eso cualquier presupuesto debe de tener en cuenta esta meta; incluso cuando se hace un presupuesto para mejorar nuestro negocio, comprando nuevos activos fijos por ejemplo, debemos de analizar hasta que punto esta expansión de nuestra empresa puede traer algún tipo de rédito o ganancia.
Gestionar el presupuesto
La otra cara de la moneda de cualquier presupuesto es la gestión del mismo. Poca importancia o utilidad tiene hacer un presupuesto si luego no controlamos la forma en la que el mismo se ejecuta.
Además de manejar la ejecución del gasto, también es importante controlar los resultados que se van obteniendo. Como veremos, esto puede ayudar a mejorar en el futuro.
Ejecución del gasto
La ejecución y control del gasto tiene como principal tarea ir designando recursos a determinadas compras previstas y valorar si se está gastando lo presupuestado (o si es más o menos de lo previsto).
En el caso de que nuestro presupuesto no cubra los gastos que se van dando, ya sea por subidas de precios o cualquier otro problema, cosa que es más o menos habitual, debemos de conseguir más recursos para poder cubrir esta carencia. Algunas ocaciones nos veremos obligados a reducir la dimensión de lo previsto o aplazar la ejecución hasta obtener más recursos.
Controlar los resultados
Controlar los resultados que derivan de un presupuesto es, evidentemente, valorar hasta que punto se han hecho las cosas correctamente. Un empresario responsable, que persigue el éxito y la eficacia en lo que hace, debe de analizar siempre el resultado de sus actividades.
Así como suceded con el benchmarking, en general es necesario el estudio de los resultados para poder mejorar. Si algo sale mal, o distinto de como se tenía planificado, constatarlo, aceptarlo y buscar las razones de lo sucedido es lo que nos permitirá mejorar en el futuro.
