Una factura proforma es un documento muy utilizado por pymes, autónomos y negocios en general. Este tipo de factura refleja una operación de compraventa, como principio de acuerdo entre ambas partes, sin implicar compromiso definitivo.
Tiene similitudes con los presupuestos y recoge los mismos conceptos que una factura ordinaria, pero no tiene ninguna validez fiscal o contable.
- 1. Las facturas con formato proforma se asemejan a un presupuesto detallado
- 2. El formato proforma de estas facturas las inhabilita a efectos fiscales o contables
Las facturas con formato proforma se asemejan a un presupuesto detallado
En ocasiones, una empresa determinada, al enviar una oferta comercial a un cliente, no le manda un presupuesto, como es común, sino un documento que recoge todos los servicios o productos de la operación, con sus precios incluidos.
Eso sería una factura proforma, porque aunque incluya todos esos elementos no es más que una factura provisional relativa a una operación que aún no se ha llevado a cabo.
Estos documentos contienen similares términos que pueda recoger cualquier factura ordinaria, como la fecha de emisión, datos del proveedor y del cliente, descripción de la mercancía o servicios prestados y precio de los mismos.
Sin embargo, dado su carácter especial, debe especificar clara e inequívocamente en su encabezado su condición de factura proforma.
Una vez que se cierre la compra venta objeto del documento, se deberá emitir una factura definitiva que podrá utilizar la factura froforma como base para su realización, obteniendo en dicho momento una numeración correcta dentro de la serie del emisor.
El formato proforma de estas facturas las inhabilita a efectos fiscales o contables
Al no tratarse de facturas definitivas o reales, se puede discutir sobre la validez legal de todo aquello que incluye la factura proforma.
Lo que si que tenemos que tener claro es que este tipo de factura no es válida para ser presentada ante la agencia tributaria
Se puede asegurar que tiene valor meramente informativo, sin que sirva a la empresa a efectos contables o fiscales, porque la Agencia Tributaria nunca aceptará este tipo de documentos con esos fines.
Sí que se puede presuponer, sin embargo, la obligación de respetar las condiciones reflejadas, durante el tiempo que se indique, de la misma forma que ocurre con un presupuesto, de ahí que estas facturas deben realizarse con la misma calidad y detalle que una ordinaria.
Una vez que el cliente haya aceptado los términos de este documento, sí que se puede convertir en una factura definitiva, cuya validez será plena a todos los efectos.
Para esta labor, resulta de gran utilidad el uso de un software de facturación y contabilidad como Factura2, que emite de forma rápida estas facturas y automatiza el proceso de conversión en facturas definitivas.
