Las cuentas contables son el instrumento financiero que ayuda a registrar las operaciones que se producen en la actividad económica del negocio.
Siempre que hay un determinado movimiento contable en nuestro negocio, este será incluido en estas cuentas.
- 1. ¿Para qué se usan las cuentas contables?
- 1.1. Información obligada que debe de aparecer
- 1.2. Columnas a incluir en las diferentes cuentas
- 2. ¿Cómo debo gestionar mis cuentas contables?
- 2.1. Contabilidad al día
- 2.2. Elige un programa de facturación que se adapte a tus necesidades
- 2.3. Organiza los apuntes
- 2.4. Busca ayuda profesional
¿Para qué se usan las cuentas contables?
Algunos ejemplos de los registros que debe de almacenar es cuando se saca dinero de la cuenta bancaria de la empresa, cuando hacemos una compra a un proveedor o bien cuando recibimos el pago por un producto/servicio.
A continuación, vamos a analizar algunas de sus características.
Información obligada que debe de aparecer
En la zona superior del documento que registra la cuenta bancaria debe de aparecer el nombre y el código (que debe de constar de una cierta cantidad de dígitos), que la hará única y distinguible.
En cada operación también debe de aparecer la fecha en la que se registra (tanto el día, como el mes y el año).
Columnas a incluir en las diferentes cuentas
Débito: En esta columna se debe de incluir el dinero que es cargado en la cuenta como consecuencia de cualquier transacción en la que hemos ganado dinero.
Haber: Esta otra columna funciona de manera contraria a la columna anterior, aquí lo que haremos es registrar el crédito que sale de esa cuenta.
Saldo: Esta columna, por su parte, se encargará de registrar la diferencia monetaria entre la columna de débito y de haber por cada operación.
Folio: Finalmente tenemos este campo que puede ser algo complicada de entender. Está orientada para empresas en las que existan varios libros de cuentas; indicará al libro de cuentas en dónde figura la operación en cuestión.
¿Cómo debo gestionar mis cuentas contables?
La contabilidad no es algo que se deba dejar para última hora, ni mucho menos hacer los apuntes en los libros contables cuando nos apetezca.
Las cuentas contables deben de ser rellenadas con las transacciones en el momento en el que estas se producen, o lo antes posible.
Contabilidad al día
Así evitaremos que, por descuido, algún dato se nos pase desapercibido. No sería la primera vez que un negocio quiebra por deudas que ha podido acumular por desconocimiento; y uno de los motivos puede ser no haber registrado de forma correcta las transacciones.
Elige un programa de facturación que se adapte a tus necesidades
No te recomendamos que lleves la contabilidad en libros físicos, sino que lo hagas con programas informáticos.
De esta forma, podremos estar corrigiendo fácilmente cualquier error, y tendremos la información clara y lista para ser presentada.
Es la forma de que el autónomo o la pyme pueda tener la información disponible para cuando tenga que hacer las declaraciones trimestrales (tanto de IVA, IRPF o del impuesto de sociedades).
Además, gracias a ellas podremos analizar la viabilidad del negocio: saber exactamente si estamos ganando o perdiendo dinero.
Organiza los apuntes
Para poder organizar fácilmente lo que estás gastando, una buena idea es englobar todos estos gastos por categorías; así no tendremos cuentas exageradamente extensas.
Podemos organizarlas por categorías como gastos de marketing, costes de oficina y de ventas, gestión de vehículos, compra de existencias, inversiones, seguros, costes bancarios, rendimientos dinerarios…
Estas clasificaciones tienen que llevarse a cabo dependiendo de cada empresa en cuestión y atendiendo a sus necesidades.
Busca ayuda profesional
Si no tienes los conocimientos suficientes sobre contabilidad y facturación, o bien no puedes dedicarle el tiempo suficiente, te recomendamos que busques ayuda profesional.
Estas cuentas se consideran uno de los pilares clave de cualquier negocio, por lo que conviene tratarlas con mucho cuidado.
