Alfredo 
Es normal que las facturas y los recibos generen cierta confusión entre las personas que deben emitir estos documentos, ya sea una PYME o un autónomo. En realidad, los usos que tienen son muy distintos.
Hay que tener claro, por otra parte, que si queremos iniciar un negocio es probable que tengamos que estudiar un poco el funcionamiento de la factura, así como el uso que se le da al recibo en los ámbitos empresariales, para así evitar errores y posibles problemas.
- 1. Diferencias entre factura y recibo
- 1.1. Momento en el que se hace la factura
- 1.2. Cuando dar un recibo
- 2. Cómo facturar correctamente las ventas
- 2.1. Usar un programa informático
- 2.2. Tener claros los protocolos de facturación
Diferencias entre factura y recibo
La factura es un documento cuya entrega al cliente es un mandato legal imperativo, y que no puede dejar de emitirse cuando se cumple lo establecido en el reglamento de facturación. Si no cumplimos con la obligación de facturar, difícilmente podremos pagar el IVA; los empresarios deben de pagar IVA, en casi todos los casos, por lo que no facturar sería una infracción bastante grave de caras a la administración pública.
El recibo, por su parte, no es un documento que se haga por una exigencia de la ley, sino por lo conveniente que es usarlo, sobre todo cuando se hacen operaciones de cierta importancia económica. Es por eso por lo que veremos, en mayor profundidad, cuándo es recomendable hacer un recibo.
Momento en el que se hace la factura
A diferencia de lo que sucede con las facturas proforma, que legalmente no son facturas como tales, las facturas normales se deben de entregar en el momento en el que se concreta la operación. Esto suele ser cuando se acuerda la venta con el cliente, incluso aunque no se pague el precio o se entregue lo vendido en ese mismo instante.
Por eso si tenemos un presupuesto, es necesario que ese presupuesto se convierta en factura cuando ya hemos concretado la venta. El único tipo de factura que se puede entregar después es la rectificativa, porque evidentemente será siempre posterior a una primera factura que tenga algún tipo de defecto.
Cuando dar un recibo
El recibo, que como decíamos no es obligatorio, puede ser muy útil y es realmente aconsejable. Este documento certifica que se ha entregado un pago, por lo que siempre suele darse en un momento posterior al de la factura. Cuando el cliente haga el pago, nosotros podemos emitir un recibo que certifique que eso es así.
La ventaja de todo esto es la seguridad que brinda a ambas partes; un recibo podría ser utilizado en un hipotético juicio civil que se dé por algún problema que exista en la operación. Si estamos recibiendo grandes sumas de dinero, puede ser especialmente interesante generar el recibo.
Cómo facturar correctamente las ventas
Hacer un recibo es relativamente fácil, y existe libertad formal sobre cómo podemos hacerlo. Debemos de tener cuidado con hacer recibos que sean profesionales para que nuestra empresa tenga una buena imagen ante el cliente. Lo mismo pasa con las facturas, es importante que tengan una apariencia profesional.
Aprovechando que estamos explicando un poco las diferencias entre recibo y factura, así como en el momento en el que estos documentos se deben de hacer, comentaremos un poco acerca de cómo podemos mejorar la facturación en nuestra empresa.
Usar un programa informático
Tener a nuestra disposición un software que nos permita realizar facturas de forma rápida y sencilla es una gran ventaja que no se puede conocer en su totalidad, sin antes haber probado un programa de facturación. Ganaremos mucho en tiempo y evitaremos tener que usar plantillas de excel para facturar.
Por otra parte, si este programa que usamos tiene funciones en la nube (cloud), como Factura2, podremos utilizar el software desde cualquier sitio y estar seguros de que toda la información de las facturas está seguramente respaldada.
Tener claros los protocolos de facturación
Si bien un software es una ayuda enorme a la hora de realizar las gestiones internas de nuestra empresa, además de facilitar todo lo relacionado al pago del IVA, es fundamental que tengamos una idea clara acerca de qué facturas usar y cuándo se deben de hacer.
Parecido a lo que pasa con el recibo, que también debemos de saber cuándo y cómo usarlo, es necesario que tengamos un conocimiento básico acerca de todos estos procesos para hacerlos bien.
