Marta 
Sin importar si somos autónomos o tenemos una empresa por medio de una sociedad (SL, SA o cualquier otra) es probable que nuestra actividad nos ponga en la necesidad de hacer presupuestos.
El presupuesto es normalmente el primer paso de un proceso que, si tiene éxito, concluye con la emisión de la factura que luego debemos de entregar al cliente. Explicaremos como funciona este proceso y como hacerlo correctamente.
- 1. Cuál es el proceso correcto para usar mis presupuestos y facturas
- 1.1. Elaboramos un presupuesto
- 1.2. Posiblemente necesitemos también una proforma
- 1.3. Generamos el albarán
- 1.4. Generamos la factura definitiva
- 1.5. Gestionamos los cobros de nuestra factura
Cuál es el proceso correcto para usar mis presupuestos y facturas
Es importante seguir, como en todo proceso ordenado, una serie de pasos para evitar que se nos olvide nada o cometamos errores. El orden, cabe decir, es algo que cualquier autónomo de éxito debe de tener.
Veremos, sin más preambulos, cual es el proceso que se da desde el momento de elaborar el presupuesto, pasando por el albarán y llegando, si todo sale bien, al momento de facturar.
Elaboramos un presupuesto
La elaboración del presupuesto y su gestión es el primer paso y quizás uno de los más importantes. Con un presupuesto bien hecho, el cliente podrá conocer que servicios estamos ofreciendo, los posibles descuentos, el IVA a pagar y cuanto costarán en total.
El presupuesto permite, por tanto, hacer una propuesta en firme al cliente para determinarlo a adquirir nuestros producos y servicios. Normalmente, cuando hacemos un presupuesto, establecemos una fecha hasta la que es válido el presupuesto.
Debes de recordar, hacer el presupuesto de forma correcta y estableciendo precios razonables (quizás incluso con algún descuento) es lo que permitirá que tu potencial cliente se convierta, ahora sí, en tu cliente.
Posiblemente necesitemos también una proforma
En algunos casos puede ser necesario, o como mínimo muy conveniente, que le demos al cliente una factura proforma. Este tipo de factura es realmente una propuesta; si no se da el servicio la misma no tiene ninguna validez.
Este tipo de facturas permiten, en muchos casos, conocer de forma más detallada los servicios que se van a hacer o los productos que se van a entregar. Es importante recordar que la factura proforma debe de incluir, en su encabezado, que se trata de este tipo de factura y no de una definitiva.
Generamos el albarán
El albarán suele ser el siguiente paso después del presupuesto (o la factura proforma) y el anterior a la factura definitiva. Este documento lo que permite es que el cliente sepa que recibe en un envio y que se confirme si todo ha sido entregado correctamente.
Existen dos tipos de albaranes posibles; está el albarán valorado donde se exponen los precios de todo lo entregado y el no valorado donde están las mercancías y sus cantidades pero no su valor.
Finalmente es fundamental recordar al cliente la necesidad de que firme el albarán porque eso será equivalente a una declaración de haber recibido las mercancías en una fecha determinada y que lo recibido se corresponde con lo que está en el albarán.
Generamos la factura definitiva
Cuando el cliente ha recibido las mercancías o ya ha concluido el negocio que se ha realizado, es decir ya está hecha la venta, es el momento de generar la factura definitiva para presentarla al cliente.
Para hacer una factura correctamente es conveniente que utilicemos un programa o software informático que nos ayude a agilizar las tareas y evitar posibles errores por hacer la facturación de forma manual. Esto nos ahorrará tiempo y dinero, así como problemas en las declaraciones de impuestos por tener el IVA mal calculado.
Gestionamos los cobros de nuestra factura
Finalmente, más allá del propio proceso en el que se emite y entrega la factura al cliente, es necesario tener en cuenta la enorme importancia que tiene la gestión de los cobros de las facturas.
Hay que recordar que tener nuestros cobros bien organizados e intentar que los clientes paguen en tiempo y forma es algo que beneficia, de gran manera, el buen estado de salud de la economía de nuestra empresa.
Por otra parte, y como último apunte, hay que recordar que aunque no cobremos debemos de hacer constar los cobros en nuestra contabilidad y pagar impuestos aunque no recibamos el dinero; excepto en los casos donde se use el criterio de caja.
