Alejandro 
Todos sabemos que facturar es quizás una de las cuestiones más importantes que cualquier empresario tiene que atender. Tanto por el hecho de ser una obligación legal, como por el hecho de que nos permite pagar los impuestos.
Utilizar los programas de Office para realizar las tareas de facturación puede parecer, en un principio y a simple vista, una buena idea. En realidad, no lo es, más bien es una terrible opción. Hablaremos de las ventajas que tiene un software de facturación.
- 1. Ventajas de un programa de facturación frente a usar plantillas para facturas
- 1.1. Seguridad de la información
- 1.2. La facilidad en su uso
- 1.3. Profesionalidad de las facturas
- 1.4. Evitar cometer errores
- 1.5. Estudio de nuestros gastos
Ventajas de un programa de facturación frente a usar plantillas para facturas
Son muchas las razones por las que no es buena idea usar la plataforma Office para facturar en una empresa, utilizando, por ejemplo, plantillas de excel. Más que resaltar los innumerables problemas que esto puede significar para cualquier negocio, destacaremos los aspectos más interesantes de un programa de facturación.
Sobre todo, hay que tener claro que un software especialmente diseñado para realizar una tarea siempre nos dará opciones más avanzadas y una interfaz más adaptada a esa tarea en concreto. Los programas incluidos en el Office, son por supuesto muy buenos, pero también es cierto que tienen una función muy generalista, sobre todo si lo comparamos con un software para facturar.
Seguridad de la información
Cuando utilizamos el Office para facturar lo normal es que tengamos todas las facturas, y la información referente a los proveedores y clientes, en archivos que están alojados en nuestro ordenador. Una plataforma como Factura2 nos permite tener toda esa información en la nube de una forma segura.
Incluso en el caso de que respaldemos nuestras facturas hechas en Office en una nube o disco duro externo, el proceso para respaldar no es tan sencillo y nos quita tiempo. Un programa especializado que tenga una nube para guardar datos hará el proceso de forma inmediata. Además de esto, también hay que tener en cuenta que podremos acceder a toda esa información desde cualquier sitio con conexión a internet.
La facilidad en su uso
Las herramientas como excel y word son, en general, relativamente sencillas de usar para un usuario medio. No obstante, cuando usamos una plantilla descargada de cualquier lugar de internet, no queda siempre tan claro la forma de usarla correctamente.
Puede que esa plantilla, incluso, esté desactualizada o contenga errores al no haber sido realizada por profesionales. A todo esto, hay que sumarle el hecho de que una plantilla no es flexible; complicaremos las cosas porque tendremos que tener un documento por cada tipo de factura.
Profesionalidad de las facturas
Proyectar una buena imagen empresarial es algo que, más allá de cualquier campaña o estrategia de marketing, debemos de cuidar mucho. Las personas muchas veces toman decisiones en el mercado basadas en emociones o ideas que pueden ser influenciadas por la imagen corporativa que tengamos.
Una factura hecha con una simple plantilla da una imagen de poca profesionalidad. Esto podría llevar al cliente a dudar si comprar nuestros productos o servicios por una segunda vez. Un programa de facturación online nos permitirá dar esa buena imagen que queremos transmitir.
Evitar cometer errores
Siempre pueden existir errores a la hora de realizar cualquier tipo de tarea administrativa en el marco de una empresa; esto es algo normal que puede suceder en cualquier negocio. El problema es que, cuando usamos programas como Office para facturar, aumentan las posibilidades de generar errores.
Excel o word no están adaptados para la tarea de la que estamos hablando, por lo que admitirán cualquier tipo de número o incluso texto en cualquier casilla, así como errores de otro tipo. Debemos de recordar, además, el riesgo que comentamos antes de usar plantillas mal hechas o desactualizadas. Todo esto se puede evitar, sin ningún problema, con un buen software para facturar.
Estudio de nuestros gastos
Si queremos tener un control al detalle de todos los gastos que estamos realizando, y sobre todo de los ingresos que entran a nuestra empresa por medio de las facturas que emitimos, programas como Factura2 pueden ser muy buenas opciones.
Las herramientas Office no tienen las configuraciones necesarias como para analizar todas las facturas generadas y establecer distintos datos acerca de los ingresos y gastos de nuestra empresa. Un software especialmente diseñado sí puede darnos información útil sobre la situación económica de nuestro negocio.
