Ana
Las relaciones que tenemos con nuestros proveedores son fundamentales para mantener nuestra empresa en correcto funcionamiento. Si no tenemos un flujo de recursos y productos, no podremos ofrecer bienes y servicios a nuestros clientes.
Pero la gestión de la información que tenemos sobre nuestros proveedores también es necesaria para poder optimizar la administración de nuestro negocio. Veremos algunas claves para poder hacerlo de la mejor forma posible.
- 1. Cuáles son las claves para gestionar mis proveedores
- 1.1. Controlar y actualizar la información del proveedor
- 1.2. Gestionar los pagos a proveedores
- 1.3. Tener un histórico de pagos a proveedores
- 1.4. Buscar proveedores alternativos
- 1.5. Negociar los precios con los proveedores
Cuáles son las claves para gestionar mis proveedores
Seamos una PYME o un autónomo, e independientemente de la actividad que hagamos en nuestro negocio, siempre es buena idea tener toda la información de la gente con la que nos relacionamos a mano y correctamente organizada. Para hacerlo, existen herramientas digitales que nos permiten optimizar esta gestión; hoy en día este tipo de plataformas informáticas son fáciles de usar y tienen precios muy interesantes.
Es por eso que, a continuación y a lo largo de este artículo, veremos 5 claves fundamentales para poder llevar estas gestiones de tal forma que evitemos cometer errores, ahorremos tiempo y mantengamos la carga de trabajo lo más leve posible; así podremos dedicar más tiempo a otras tareas en nuestra empresa.
Controlar y actualizar la información del proveedor
Tener toda la información de nuestros proveedores, desde datos de contacto, hasta direcciones físicas y otras referencias de interés, puede ser importante para poder comunicarnos con ellos. Si no tenemos estos datos ordenados, preferiblemente en un solo lugar, es fácil perderlos.
La mejor solución para poder hacer esto es, como no podría ser de otra forma, digitalizar la información. Programas de facturación con funciones integrales, como puede ser Factura2, permite gestionar y actualizar fácilmente toda esta información. Por otra parte, podemos estar seguros de no perder la información y consultarla desde cualquier sitio gracias al cloud computing.
Gestionar los pagos a proveedores
Los pagos son uno de los aspectos de nuestra empresa que más preocupan; es importante tener toda la información sobre los gastos que hacemos perfectamente registrada y ordenada. Esto nos ayudará, sin lugar a duda, a mejorar la gestión de nuestro negocio.
Los programas de facturación más modernos y completos ofrecen este tipo de soluciones empresariales. Poder gestionar todos los pagos, pero sobre todo como veremos, controlarlos, es una ventaja muy importante para muchas situaciones que puedan surgir.
Tener un histórico de pagos a proveedores
Poder consultar los pagos históricos no solo es importante a la hora de hacer los distintos libros contables, como el balance de situación, sino que también podemos necesitar esta información para saber que precios hemos pagado en un determinado momento, cuantos productos hemos comprado en un momento dado o consultar si el proveedor ha cometido algún error al facturar.
Programas informáticos, como Factura2, nos permiten tener un histórico de pagos a proveedores, pudiendo así consultar y analizar cualquier cosa que queramos sobre operaciones pasadas. Hacer esto de forma manual puede ser algo muy complicado, sobre todo si hacemos muchas operaciones o si lo que queremos revisar es muy antiguo.
Buscar proveedores alternativos
La correcta gestión de nuestra empresa, de caras a los proveedores, no solo se limita a la mejora de los procesos internos de gestión de datos. También es importante estar al tanto de las novedades u oportunidades que puedan surgir en el sector en el que estamos.
En ese sentido, y sobre todo si estamos teniendo problemas con un proveedor (por retrasos, precios muy altos, mala calidad, etc.), es importante buscar proveedores alternativos. No debemos de conformarnos con un mal servicio; esto puede repercutir en la visión que nuestros propios clientes tienen de nuestra empresa.
Negociar los precios con los proveedores
Si bien el poder negociar los precios puede depender mucho del tipo de negocio en el que estamos, el nivel de las compras que hacemos e incluso la propia voluntad del proveedor, nunca debemos de descartar poder negociar con nuestros proveedores precios o condiciones especiales.
Nuestros proveedores pueden ser más proclives a negociar las condiciones de los suministros si ellos son pequeñas o medianas empresas, más aun cuando se trata de autónomos. En algunos casos muy concretos, cuando queremos hacer algún proyecto de responsabilidad social corporativa, por ejemplo, también puede que nuestros proveedores estén más dispuestos a rebajar los precios.
