Alejandro 
La contabilidad es una herramienta que nos ayuda a gestionar correctamente nuestro negocio. Es fundamental tanto si somos un autónomo como si estamos constituidos como una PYME (sociedad).
Llevando una correcta contabilidad, estaremos al tanto de la situación patrimonial de nuestra empresa, la fuente de nuestros ingresos y gastos y, además, resulta vital para poder cumplir nuestras obligaciones con la Hacienda correctamente.
- 1. ¿Qué debemos hacer para llevar una contabilidad básica?
- 1.1. Principios contables básicos
- 1.2. Libros que debemos tener
- 2. ¿Cómo nos ayuda un programa de facturación a gestionar nuestra contabilidad?
- 2.1. Ventajas de un programa de facturación
¿Qué debemos hacer para llevar una contabilidad básica?
Dependiendo de si somos autónomo o sociedad puede variar los libros que estamos obligados a llevar para poder pagar nuestros impuestos y registrar la información que la Hacienda nos pide.
En todo caso, lo primero que se debe de hacer para llevar una contabilidad básica, sobre todo si no se conoce mucho sobre el tema, es estudiar los principios en los que se basa para operar.
Principios contables básicos
La contabilidad es un reflejo vivo de nuestra actividad, por lo que cuando registramos nuestras operaciones lo que debemos de buscar es la llamada "imagen fiel" que implica que la contabilidad es una foto veraz de lo que sucede con nuestro negocio.
Para lograr que la contabilidad refleje correctamente lo que hacemos nos debemos de basar en algunos principios como el de empresa en funcionamiento que nos obliga a hacer nuestra contabilidad suponiendo siempre que en el futuro la actividad seguirá existiendo.
El principio de devengo, por su parte, nos manda a registrar las operaciones y cambios en nuestro patrimonio cuando suceden, y no cuando nos pagan o pagamos (cosa que se llama criterio caja).
Luego tenemos también el principio de uniformidad; es muy importante pues implica que debemos de registrar las cosas en contabilidad siempre con criterios iguales y no ir alterando nuestras cuentas. Hay que hacer las cosas con coherencia en la contabilidad.
Hay otros muchos principios, los cuales también están recogidos en el Plan General de Contabilidad (PGC) que recomendamos leer, aunque sea un poco por encima, para tener una mejor idea global sobre la contabilidad
Libros que debemos tener
Como decíamos antes, si eres autónomo tendrás que llevar unos libros, y si eres una sociedad tendrás que llevar otros que den una información mas clara y completa. Normalmente entre más compleja es nuestra actividad, y entre más dinero genera, más exigente serán las Leyes y la Administración con nuestra actividad.
Los autónomos deben de llevar el libro de registro de facturas recibidas, el libro de registro de bienes de inversión y el libro de registro de gastos. Todos estos serán fundamentales tanto para pagar el IVA como para el IRPF.
En el caso de las PYME suele ser más complicado el asunto; dependerá de si eres una SL, SA u otro tipo de sociedad mercantil, así como de tu régimen de impuesto sobre sociedades. En general podemos decir que es fundamental el Libro Diario, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Balance.
¿Cómo nos ayuda un programa de facturación a gestionar nuestra contabilidad?
Antiguamente hasta las grandes empresas tenían todo un ejercito de contables que se dedicaban todo el día a hacer libros a mano, haciendo constar ingresos y gastos, registrando facturas y buscando papeles allí y allá.
Hoy en día, si bien algunas contabilidades muy pequeñas aun se llevan a mano y no con ordenador, es cada vez más sencillo, útil y económico utilizar programas de facturación y contabilidad para poder gestionar nuestro negocio.
Ventajas de un programa de facturación
Teniendo nuestra información de forma digital, la misma está más asegurada de cualquier daño físico, pues siempre puede estar respaldada. Asimismo, podemos consultar desde cualquier lugar y en cualquier momento información sobre la situación de nuestro negocio.
Por otra parte, no te debes de preocupar si no eres muy experto con el uso de las tecnologías. Hoy en día los programas de facturación y de gestión de contabilidad son muy fáciles de usar, lo que te ahorrará mucho tiempo y quebrantos de cabeza.
Asimismo, tendrás la posibilidad de gestionar todos los datos e información relacionada con tus clientes y proveedores sin tener que buscar en muchos sitios distintos perdiendo tiempo.
Y, por último, te resultará mucho más sencillo gestionar tus impuestos, sobre todo el IVA, con un programa de facturación. Conforme vayas emitiendo o recibiendo facturas, podrás hacerte una idea de como va el impuesto y hacer una previción del gasto que implicará.
