Ana
Muchos empresarios, sobre todo los que tienen pequeños y medianos negocios, y aún más aquellos que son trabajadores por cuenta propia, tienen un auténtico problema a la hora de llevar su actividad: la gestión de la facturación les hace perder tiempo.
En ese sentido, hacer una factura directa realmente no es algo complicado, pero se puede convertir en un verdadero dolor de cabeza si no tenemos las herramientas necesarias para hacerlo. Veremos cómo Factura2 puede ayudarnos a hacerlas.
- 1. Cómo se hace una factura directa
- 1.1. Tipos de facturas
- 1.2. Datos que deben de incluir las facturas
- 2. Ventajas de hacer una factura directa con Factura2
- 2.1. Evitas cometer errores
- 2.2. Te permite controlar tus gastos e impuestos
- 2.3. Facturas por correo electrónico, periódicas y profesionales
Cómo se hace una factura directa
Para hacer una factura, lo primero que tenemos que hacer, además de generar la venta, es conocer el reglamento de facturación; no hace falta tampoco que seamos expertos en materia contable, administración de empresas o derecho, pero sí es importante que sepamos a donde acudir cuando tenemos dudas sobre como se determina el procedimiento, legalmente hablando, a la hora de facturar nuestros productos y servicios.
Hay que conocer, por tanto, qué datos debemos de incluir en la factura, cuándo se deben de emitir estas facturas, qué tipo de IVA deben de llevar (o si en algún caso, incluso, puede que no tengan que llevar IVA), los datos que debemos de incluir en las mismas, entre otros aspectos. A continuación, daremos algunas nociones básicas acerca de estos elementos, para que podamos hacer correctamente nuestra facturación y así evitar problemas posteriores.
Tipos de facturas
Existen muchas formas de clasificar las distintas facturas que nos podemos encontrar en el mundo de la empresa. Las categorías más básicas, y probablemente las más importantes, son las facturas simples (o simplificadas) y las complejas (o completas). El uso de una u otra dependerá de algunas cosas, pero, sobre todo, del tipo de operación que estemos haciendo. Así, por ejemplo, lo normal en el comercio minorista es que se usen facturas simplificadas; lo mismo suele suceder en las operaciones con consumidores finales por bajas cuantías.
Hay otros tipos de facturas que en algunos casos pueden llegar a ser muy útiles, como puede ser la factura rectificativa; esta factura nos permite corregir errores que hagamos, por ejemplo, si hemos calculado mal el IVA o el precio de los productos, así como cualquier dato erróneo que pueda existir. Otra factura que suele ser útil es la proforma, que nos permite informar al cliente como cuál sería el concepto e importe total de la operación que vamos a hacer.
Datos que deben de incluir las facturas
Dependiendo de si la factura que hacemos es una simplificada o una completa, deberemos de poner en ella más o menos datos. En todo caso, cuando hacemos una factura directa lo más normal es que sea simplificada, como hemos dicho ya. En este tipo de facturas se debe de identificar perfectamente al que factura, es decir nosotros, reflejando datos tales como: razón social, NIF, dirección, etc.
Otro dato de vital importancia, y que por otra parte resulta bastante evidente para cualquier persona, es el precio del producto o servicio que estamos facturando en esa operación concreta. Lo normal es diferenciar entre el coste, IVA y otros impuestos (si los hay). Asimismo, y en caso de que sea necesario, puede que tengamos que poner un recargo de equivalencia.
Ventajas de hacer una factura directa con Factura2
Todo esto que hemos dicho, de forma bastante resumida, es solo una pequeña parte de la gran cantidad de cosas que tenemos que saber para poder hacer nuestras facturas correctamente. No hay que olvidar, por otra parte, que hacer las facturas bien es una exigencia legal, así como consignar y cobrar el IVA que corresponda en cada caso. De lo contrario, e incluso aunque sea por una mera imprudencia, podemos incurrir en sanciones frente a la administración pública y tener problemas con nuestros clientes.
Pues bien, todo esto que si no se conoce resulta complicado, se puede hacer muy fácilmente con un buen software de facturación como puede ser Factura2. Con un programa como este no hace falta saber casi nada de facturación, quizás solo un poco más de lo que hemos dicho ahora y que en todo caso son cosas que explicamos en otros artículos, para poder hacer correctamente la facturación de nuestra empresa; luego con estas facturas nosotros, o nuestro gestor de impuestos, puede hacer de manera sencilla las declaraciones de impuestos que correspondan.
Algunas de las ventajas clave que Factura2 puede aportar a cualquier pequeña o mediana empresa son las siguientes:
Evitas cometer errores
Con un software de facturación que te indique donde tienes que consignar cada gasto, que te calcule impuestos y recargos y que funcione con los datos de facturación que has aportado, tus facturas nunca contendrán errores. Y si por alguna razón los tiene, también te permite hacer facturas rectificativas de forma muy sencilla.
Todo esto es importante para no tener problemas con la administración, pero, además, también mejora la imagen que proyectamos al cliente. No es nada profesional emitir una factura mal hecha.
Te permite controlar tus gastos e impuestos
Los novedosos algoritmos de un programa de facturación como Factura2 permiten conocer, en todo momento, cuáles son nuestros ingresos y gastos para así tener un mejor control sobre las operaciones que estamos realizando.
Asimismo, a través de las facturas que vamos realizando por medio del software, podemos tener una previsión más o menos aproximada de cuanto IVA tendremos que pagar en nuestras próximas liquidaciones.
Facturas por correo electrónico, periódicas y profesionales
Finalmente, otra de las tantas ventajas que aporta un buen programa de facturación online es poder enviar facturas directas a los clientes por medio de correo electrónico. Asimismo, nos permite configurar nuestras facturas para enviarlas a clientes de forma periódica cuando se hacen operaciones constantes.
Por otra parte, todo lo que hemos dicho, y junto con un diseño ordenado y limpio de las facturas que genera Factura2, podemos proyectar una imagen profesional al cliente, cosa que no hacemos cuando usamos plantillas de excel que, además, pueden contener errores o estar desactualizadas sin que nosotros lo sepamos; esto es algo relativamente habitual cuando no usamos un programa especializado o no tenemos demasiados conocimientos de la materia.
