Por qué evitar el uso de plantillas para facturar

Todos los empresarios se plantean la forma en la que van a administrar todos los aspectos de su empresa cuando están empezando un nuevo negocio. La facturación, por su parte, es un tema crucial que no podemos dejar desatendido.

Usar plantillas para facturar es una de las primeras cosas que se nos puede ocurrir cuando pensamos acerca de cómo facturar. A simple vista, parece buena idea porque parece sencillo. Pero, en realidad, las plantillas debemos de evitarlas totalmente. 

5 razones para evitar el uso de plantillas para facturar

Parece que ir a internet, buscar plantillas para hacer una factura, descargarla y usarla, es lo más sencillo e intuitivo. En efecto, hay muchas empresas que hacen algo parecido cuando se dan cuenta que deben de facturar de algún modo. Es por eso por lo que a veces vemos PYMES con facturas que quizás no son del todo profesionales.

Teniendo en cuenta que tendremos IVA soportado y repercutido en nuestra empresa, entre otras cosas porque la ley lo exige, no podemos dejar de plantearnos acerca de la mejor forma de emitir facturas. La manera más apropiada es, sin lugar a duda, usando un buen programa de facturación; veremos a continuación que esto es así, simplemente porque usar plantillas es una idea terrible.

1. Las plantillas no se actualizan

Los impuestos son muy cambiantes, en cualquier momento pueden aparecer reformas legislativas que cambien los tipos de IVA, por ejemplo. Pues bien, las plantillas evidentemente no se actualizan al tratarse de meros documentos que normalmente abrimos con programas del Office.

Incluso podría suceder, que un empresario no se dé cuenta y descargue una plantilla con tipos que dejaron de usarse hace varios años. Si se comenten errores de este tipo tendremos que hacer facturas rectificativas, daremos una mala apariencia al cliente y además podríamos tener un problema con hacienda.

2. Profesionalidad ante nuestros clientes

Queda claro que una plantilla no se actualiza, como sí lo hace un software especializado en temas de facturación, pero ese es solo uno de los primeros problemas que presenta el uso de plantillas. Este tipo de archivos, donde rellenamos e imprimimos rara vez tienen un aspecto profesional.

Incluso hay personas por internet que venden modelos de facturas, es decir plantillas para facturar, y que aun así tienen una apariencia muy "casera". Obviamente no queremos esto para nuestra empresa. La imagen de nuestro negocio es algo que debemos de cuidar.

3. Hay que tener todo bien ordenado

Lo normal es que guardemos todas las facturas, al menos por un periodo de tiempo (entre otras cosas porque hay normas que exigen hacerlo), por lo que tendremos que organizar una gran cantidad de archivos en el ordenador. Cada factura será un archivo, el cual debemos de ubicar en alguna carpeta y tratar de tener cierto orden.

Facturando con plantillas, sobre todo cuando el volumen de operaciones empieza a crecer, puede convertirse en una verdadera pesadilla a la hora de gestionar todos los archivos que tendremos. Un programa informático, más aún si tiene funciones de cloud-computing como Factura2, nos ahorrará todo este problema guardando en la nube las facturas.

4. Nos arriesgamos a perder información

Esto que vamos a comentar ahora está estrechamente relacionado con la gestión de los archivos informáticos que acabamos de comentar. Cuando tenemos nuestras facturas en el ordenador nos arriesgamos a perder la información, por ejemplo, debido a un virus informático o un error al borrar archivos.

Tanto por razones legales como de interés de la empresa de tener toda la información contable y de facturación a mano, puede ser un verdadero problema perder una factura de esta forma. Las plantillas no aportan ninguna seguridad, y esto nos podría traer muchos lamentos en el futuro.

5. Hay que usar muchas plantillas distintas

Otro problema que quizás no tengas en cuenta aún, sobre todo si estás creando tu primera empresa, es que existen muchos tipos de facturas distintas. Nos veremos obligados a tener una plantilla para cada factura distinta que exista, y tendremos que tener cuidado de estar usando la plantilla correcta en cada caso.

Además de esto, cuando descargamos una plantilla, no siempre en la página donde la descargamos tienen todos los tipos; puede que terminemos con modelos y formatos totalmente distintos para los distintos tipos de facturas que hay. Está de más decir lo mal que se ve esto, así como lo incómodo que puede llegar a ser en el día a día operar así.

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