El proceso de conciliación bancaria es un hábito que nos ayudará a tener bajo control nuestros movimientos bancarios y las facturas que gestionemos con nuestro software de facturación.
Llevar a cabo el proceso de conciliación es bastante sencillo, deberemos enviar a Factura2 el fichero Excel del banco y a continuación ir emparejando los movimientos de dicho fichero con los de nuestro programa de facturación online.
- 1. Importar Excel de nuestro banco al programa de facturación
- 2. Conciliar movimientos del banco con nuestras facturas
- 2.1. Excel con los movimientos del banco
- 2.2. Movimientos contabilizados en Factura2.com
Importar Excel de nuestro banco al programa de facturación
Todos los bancos nos permiten descargar los movimientos o extracto en formato Excel, y Factura2 está desarrollado para que podamos importarlos todos.
Hay dos requisitos que debe cumplir la Excel del banco:
1. No debe tener más de 150 filas
2. La diferencia entre las fechas del fichero no debe ser superior a 95 días.
Estas dos limitaciones iniciales están en funcionamiento para evitar que manejemos un volumen de datos que nos dificulte manejar el módulo de conciliación de forma efectiva.
Una vez que hayamos enviado la Excel a Factura2, debermos:
1. Darle un nombre que nos ayude a identificar, por ejemplo el nombre del banco y el periodo de tiempo al que corresponde, BBVA 2018 primer trimestre, o ING 2018-Enero o como más cómodo nos resulte
2. También deberemos indicar en que número de fila comienzan los datos de movimientos, generalmente las primeras filas de la Excel de nuestro banco llevará información sobre el titular, número de cuenta, etc y esta información no es necesaria para la vinculación. Deberemos especificar qué fila es la primera que tiene un movimiento de entrada o salida de dinero de la cuenta.
Una vez que tengamos estos datos, deberemos marcar las columnas que contienen la fecha, concepto e importe del movimiento. Para ello encontraremos un desplegable en la cabecera de cada columna desde donde marcar aquellas que deberemos usar para realizar el proceso de conciliación.
Debemos ser cuidadosos en elegir las columnas con los datos adecuados, de otra forma, el proceso no funcionará. Tened especial atención con no confundir las columnas de importe y saldo, Factura2 necesita la del importe de cada movimiento (y no el saldo de la cuenta) para poder conciliarlo con los ingresos y gastos que tenemos en nuestro sistema.
Conciliar movimientos del banco con nuestras facturas
Una vez que tengamos los datos de nuestro banco importados, podremos ir a la pestaña `Conciliar movimientos` para comenzar a `emparejarlos` con nuestros ingresos y gastos de Factura2.
La pestaña para conciliar está dividida en dos paneles:
Excel con los movimientos del banco
Situado a la izquierda de nuestra pantalla, lo primero que tenemos es un desplegable para seleccionar el fichero del banco que queremos conciliar.
Más abajo tenemos las opciones para filtrar los movimientos por `Conciliados` y/o `Pendientes` y también el tipo de movimientos que vamos a utilizar, pudiendo seleccionar `Ingresos` o `Gastos` pero siempre de forma individual
Movimientos contabilizados en Factura2.com
En la parte derecha de la pantalla nos aparecerán los ingresos o gastos, en función de lo que tengamos visualizado en el panel izquierdo.
Aquí tenemos dos pestañas:
`Sugeridos`: Cuando hagamos click sobre un movimiento en el listado del banco, en esta pestaña se nos mostrará el/los movimiento/s que factura2 encuentre que pueden ser susceptibles de emparejar con el que acabamos de seleccionar, usando el importe, fecha ... de sus datos.
`Todos los movimientos`: En el caso de que la pestaña `Sugeridos` no nos proporcione el dato correcto, podremos usar esta parte para buscar entre todos los datos de factura2, en la parte superior tenemos las opciones para filtar entre todos esos movimientos por fecha y/o por concepto.
Tanto en el listado del banco, como en el de Factura2, encontremos iconos para ayudarnos a identificar la información, por ejemplo:
Un icono con forma de Ojo, nos permitira limpiar los resultados y mostrar solo aquellos movimientos que están conciliados con el que tiene este icono.
Icono de `Edición`, nos permitirá visualizar y/o editar un gasto o ingreso de Factura2 haciendo click sobre él
A medida que vayamos conciliando movimientos irán apareciendo botones nuevos en cada uno de ellos para hacer vinculación entre más de un movimiento, desvincular movimientos, etc.
A pesar de ser un proceso relativamente sencillo, os recomendamos ver el vídeo de demostración que está al principio de esta página para tener una visión más sencilla del proceso, y por supuesto, si todavía os queda alguna duda, por favor contactad con nuestro personal de soporte a través del chat y estaremos encantados de ayudaros con vuestras peticiones.
