Alejandro 
La gestión interna de un negocio, y las labores administrativas que conlleva manejar una empresa, es una cuestión cuya importancia no debe de ser subestimada. Es tan importante, de hecho, como los propios productos o servicios que ofrecemos al cliente.
La facturación, por su parte, aunque también la contabilidad y la gestión de datos de los clientes, es fundamental por varias razones que veremos a lo largo de este artículo.
- 1. 5 razones para llevar una buena gestión de nuestras facturas
- 1.1. 1. Buen conocimiento de nuestra situación económica
- 1.2. 2. Facilitar la gestión de impuestos
- 1.3. 3.Analizar el comportamiento de nuestros clientes
- 1.4. 4. Ahorro de tiempo y de recursos
- 1.5. 5. Cumplimiento de la normativa vigente
5 razones para llevar una buena gestión de nuestras facturas
La correcta administración, como decíamos, resulta necesaria para poder llevar correctamente nuestro negocio. Hoy en día, es importante que utilicemos los recursos informáticos que están a nuestro alcance para que estas tareas sean más rápidas, sencillas y se cometan menos errores.
En ese sentido, un buen software de facturación como Factura2, o una buena herramienta de contabilidad, deben de considerarse como programas imprescindibles para cualquier empresario. Hacer estas gestiones, sin plataformas informáticas, debe de ser una opción totalmente descartada, tanto para grandes empresas como en el caso de pequeños negocios.
1. Buen conocimiento de nuestra situación económica
Hay muchas formas de conocer la situación económica y patrimonial de nuestro negocio. La más común, y quizás una de las más completas, consiste en analizar los distintos libros de contabilidad que tenemos, como por ejemplo la cuenta de pérdidas y ganancias.
No obstante, llevar una facturación ordenada y correctamente sistematizada, es algo que nos ayudará, no solo a hacer la contabilidad, sino que también a conocer cómo va nuestro negocio. Podemos analizar nuestras facturas y ver, de forma sencilla, la cantidad de facturación que estamos generando en periodos concretos de tiempo. También podemos ver, en caso de tener productos o servicios variados, que cosas venden más que otras y tomar las decisiones pertinentes.
2. Facilitar la gestión de impuestos
La administración tributaria es cada vez más implacable con el control de las empresas y más eficaz con el cobro de las deudas tributarias. Cumplir con la legalidad en esta materia, pagando todos los impuestos pertinentes, en el plazo correcto y cumpliendo todas las obligaciones formales, es una obligación que todo buen empresario debe de tener muy en mente.
Además de tener estas obligaciones claras, usando por ejemplo un completo calendario de impuestos, es fundamental que nuestra facturación esté bien llevada. Tanto el IVA, como el impuesto directo que grave nuestra actividad (IRPF o impuesto de sociedades, según el caso), requiere que nuestras facturas estén bien generadas y organizadas para poder pagarse correctamente. Si hacemos mal nuestra gestión tributaria, corremos el riesgo de sufrir importantes sanciones económicas.
3. Analizar el comportamiento de nuestros clientes
Así como las redes sociales son plataformas que nos permiten conocer la forma en la que se comportan nuestros clientes, la facturación también nos puede llevar a entender mejor su forma de actuar. Si sabemos leer correctamente lo que las facturas nos dicen, podremos tomar decisiones e implementar políticas empresariales dirigidas a mejorar nuestra rentabilidad.
Hay mucha información que podemos obtener de un listado completo de facturas: podemos saber en cuáles periodos del año facturamos más y en cuáles menos, qué tipo de productos o servicios tienen más éxito que otros, cuáles son nuestros mejores clientes o los más fieles, entre otras muchas cosas dependiendo de cada negocio.
4. Ahorro de tiempo y de recursos
La gestión de los gastos y el ahorro de tiempo, optimizando tareas, es algo necesario si queremos mejorar nuestra rentabilidad. No solo hay que tener en cuenta nuestros ingresos, sino que también debemos de disminuir nuestros egresos. La correcta llevanza de la facturación puede influir en buen sentido, a la hora de lograr ambas cosas.
Si tenemos una facturación digitalizada, y por tanto bien optimizada, vamos a ahorrar mucho tiempo en este tipo de tareas. El tiempo ahorrado lo podemos invertir en enfocarnos en nuestro trabajo. Asimismo, y a raíz de lo que decíamos antes, si hacemos bien estas tareas podemos llegar a evitar sanciones (y así evitar gastos innecesarios).
5. Cumplimiento de la normativa vigente
El correcto cumplimiento de la normativa legal vigente es algo que todo empresario ordenado y organizado debe de tener muy en cuenta. Ya no solo por cuestiones éticas y de sana competencia, sino también para evitar pleitos, litigios, el cometimiento de infracciones y, en general, dolores de cabeza a la hora de gestionar nuestra empresa. Debemos de hacer las cosas con mucho cuidado para poder dedicarnos a lo que realmente nos queremos dedicar: generar más rentabilidad en el marco de nuestra empresa.
Hay muchas leyes que deben de ser cumplidas para evitar problemas, como por ejemplo la conocida ley de protección de datos. Ahora bien, la facturación también debe de cumplir con la normativa, ya no solo por cuestiones de impuestos, sino porque las leyes mercantiles imponen ciertas obligaciones a los empresarios. Para llevar correctamente la facturación debemos de usar un software que respete la normativa del reglamento de facturación, así como el resto de las leyes fiscales y mercantiles que puedan ser de aplicación.
