Uno de los principales objetivos de un software de facturación es el de optimizar nuestro tiempo y agilizar las tareas de administración de nuestro negocio.
Enviar facturas por email es una de esas tareas que nos pueden ahorrar mucho tiempo y además nos puede permitir el poder hacer un seguimiento de las mismas de forma muy sencilla.
- 1. Qué requisitos y opciones tengo para enviar mis facturas por email
- 2. Cómo puedo enviar las facturas por email
- 2.1. Envío de facturas por email de forma manual
- 2.2. Envío de facturas por email de forma periódica
- 2.3. Email con un link para descargarse la factura
- 2.4. Factura como archivo adjunto al email
Qué requisitos y opciones tengo para enviar mis facturas por email
Verdaderamente el requisito imprescindible es que tengas el email correcto de tu cliente, de otra forma puede que tus facturas no lleguen nunca o lo hagan a un destino diferente al que deben.
Como sabrás, Factura2 te permite tener una dirección de email genérica para cada uno de tus clientes, pero también te da la posibilidad de tener tantos contactos como quieras dentro del mismo.
Estos contactos dentro de un cliente, pueden llevar su propio email, y además puedes marcar a cualquiera de ellos como favorito para la recepción de las facturas mediante correo electrónico.
No te preocupes si la dirección para la facturación no tiene una persona al cargo, puedes crear un contacto dentro de tu cliente que se llama `Facturación` y poner en él el email correcto, después le marcas como favorito para recepcionar facturas y cada vez que envies una, Factura2 tomará esa dirección como la válida.
En el caso de que vayas a enviar una factura a un cliente que tiene un email habitual, pero en este caso necesita que lo mandes a otra dirección, el programa te ofrecerá la primera dirección pero te dejará que la cambies por otra nueva.
Cómo puedo enviar las facturas por email
Nuestro software de facturación te ofrece dos posibilidades de envío de tus facturas y además dos formatos para que tu cliente pueda recibirlas.
Envío de facturas por email de forma manual
Usaremos este sistema cuando queramos enviar una o varias facturas ya generadas a nuestros clientes.
Podemos hacer este envío desde dos sitios diferentes, bien desde la propia factura, usando el botón `Acciones` y su opción `Enviar factura por email` o bien desde el listado de facturas, haciendo click sobre el icono con forma de sobre al final de cada una de las lineas de facturación.
Ambas opciones nos mostrarán un mismo asistente, desde el que podremos seleccionar el email de destino, el título y el contenido del email, así como el formato de envío que veremos más adelante.
En este asistente, también se nos informará si la factura ya ha sido enviada con anterioridad y también si ha sido visualizada por nuestro cliente.
Envío de facturas por email de forma periódica
Otra de las opciones para el envío de nuestras facturas por email es el de automatizarlo junto a la periodicidad de las mismas.
Cuando generemos una periodicidad en una de nuestras facturas, y únicamente disponible en la factura que origina la serie de repeticiones, hay una segunda pestaña llamada `Envío por email` que está en el asistente que nos permite configurar la periodicidad.
En esa pestaña podemos definir si activamos o no el envío de la factura por correo electrónico, el email de destino y de forma opcional un email con copia oculta, el título, contenido y formato del mismo.
En el mismo momento en que se genere la factura periódica de forma automática al comenzar un día, el software enviará la misma a las direcciones que hayamos definido en el asistente.
Los dos formatos disponibles en ambas modalidades de envío de facturas son los siguientes:
Email con un link para descargarse la factura
Este es el método más práctico, lo podemos utilizar tanto en el envío manual como en el automatizado de las facturas periódicas.
Con él, nuestro email generará un enlace que le será enviado a nuestro cliente para que al hacer click sobre el mismo se pueda descargar la factura correspondiente.
En ese mismo momento, el programa nos enviará a nosotros, como emisor de la factura, un email comunicándonos que nuestro cliente la ha descargado, teniendo de esta forma la certeza de que el documento ha sido correctamente recibido por su destinatario.
Además, Factura2 mostrará tanto en el listado de facturas como en el asistente de envío por email si esta factura ya ha sido visualizada por el cliente y en qué fecha se ha producido dicho evento.
Factura como archivo adjunto al email
La otra opción es que indiquemos al software que adjunte la factura en formato PDF al email que enviamos. La desventaja de esta opción es que no podemos saber si nuestro cliente la ha recibido, descargado o visualizado.
Como norma general, es recomendable avisar a nuestros clientes del envío automatizado de nuestras facturas ya que es posible que si no tienen el email desde el que se realizan los envios, estos correos lleguen al buzón de correo no deseado.
Los envíos se realizan desde la dirección eletrócica info@factura2.com
