Como hacer una factura, cosas que debes saber

Pasar de trabajar por cuenta ajena a hacerlo por cuenta propia implica la toma de decisiones y la adquisición de conocimientos administrativos esenciales para llevar a cabo la actividad. En este terreno, las primeras dudas que suelen aparecer están relacionadas con la facturación de los productos o servicios: ¿qué IVA corresponde aplicar?, ¿qué datos debo introducir?, ¿Debo aplicar retención? Todas estas dudas las resolvemos a continuación:

Los aspectos básicos para facturar correctamente

 ¿Qué factura necesito?

En la actualidad existe tres tipos de facturas reconocidas legalmente: completa, simplificada y rectificativa. Cada tipo de factura engloba una serie de datos diferentes. Por ejemplo, la factura simplificada se utiliza para facturar a particulares hasta una cierta cantidad (400 euros máximo) y es la factura que se utiliza en los comercios como sustitución de los antiguos tickets. 

La factura completa es la utilizada en la mayoría de negocios mientras que la factura rectificativa se utiliza para subsanar errores de facturaciones anteriores (ya sean en factura completa o simplificada).

 ¿Qué datos deben aparecer en la factura?

En el caso de la factura simplificada no es necesario incluir los datos del cliente final (particular) pero si es necesario incluir los datos identificativos de tu empresa o los tuyos propios si actúas como profesional.

En el caso de la factura completa, los datos que deberás introducir en la factura son los siguientes:

1) Fecha: día en el que realizas la factura, que puede no coincidir con el día que prestas el servicio.

2) Número y serie: las facturas deben ser correlativas y no puede modificarse, en ningún caso, el número y la serie una vez realizada (a no ser que no se haya facturada nada después, en cuyo caso si podrá cambiarse).

3) Datos propios y datos del cliente: nombre y apellidos, razón social, NIF y domicilio. Suelen colocarse los datos del cliente en una parte de la factura (generalmente, esquina superior derecha) y los datos del profesional o empresa en la parte opuesta (normalmente a la izquierda).

4) Datos del producto o servicio: descripción, unidades, precio por unidad y precio total.

5) Impuestos: IVA e IRPF.

Las operaciones intracomunitarias y nacionales están gravadas con el 21% del IVA pero debes prestar atención a la normativa sobre la actividad que realizas porque puede que tengas que aplicar un IVA menor o ni siquiera aplicarlo en el caso de que se trate de una asociación o de que se realicen exportaciones no gravadas por este impuesto.

Respecto a la retención de IRPF, deberá ser aplicada en todas las facturas cuyo cliente final sea un profesional autónomo o empresa. Durante el primer año como autónomo y los dos siguientes podrás aplicar un 9% de retención pero para los restantes la cifra se eleva al 21%.

Conclusión para una buena facturación

En definitiva, elaborar la primera factura no es fácil pero si es cierto que existe determinado software de facturación diseñado exclusivamente para facilitar este trámite administrativo obligatorio para cualquier profesional o empresa. Por ejemplo, Factura2 te permitirá gestionar todas tus facturas, ingresos y gastos de manera rápida y sencilla gracias a su carácter intuitivo. Además, gracias a su alto nivel de personalización, podrás emitir facturas y enviarlas a tus clientes desde el propio software y muchas ventajas más. Puedes probarlo de forma gratuita.

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